Eine gute Veranstaltung steht und fällt mit der Stimmung und Energie, die erzeugt wird, von den Leuten vor Ort und vom Networking. Eine wichtige Veranstaltung, eine Podiumsdiskussion oder ein Branchentreffen online stattfinden lassen? Noch bis vor ca. 1 Jahr undenkbar!
Wie soll bei einem digitalen Event eine positive Atmosphäre geschaffen werden? Wie sollen spannende und anregende Diskussionen zwischen Rednern und dem Publikum aufkommen? Wie soll der Networking-Part ersetzt werden?
Vor allem letzteres war immer ein wichtiger Faktor für Teilnehmer. Wie sagt man immer so schön – „An der Bar wird Business gemacht“. Hier kommt man mit dem wichtigen Ansprechpartner in Kontakt, die man vorher immer nur schwer für ein kurzes Telefonat erreicht hat. Es kann in ausgeglichener Stimmung angenehmer geredet werden und kommt schneller auf eine persönliche Ebene.
Event-Partner bei digitalen Events
Vor gut einem Jahr hat die Corona-Pandemie und ihre Auswirkungen unser aller Leben komplett auf den Kopf gestellt.
Zu Beginn herrschte viel Unsicherheit, Sorgen und es folgte eine Umstellung auf die andere Art von Leben und Arbeiten.
Veranstaltungen wurden vorerst komplett gestrichen, bzw. verschoben. Mit der Zeit wurde klar, dass wir uns noch länger mit dieser Situation konfrontiert sehen und in der Zwischenzeit neue Weg und entsprechende Alternativen finden müssen.
Somit begann ein Umdenken und Veranstaltungen wurden immer häufiger online ausgerichtet. Veranstalter sahen sich vor einer großen Herausforderung, aber auch Teilnehmer gingen mit Skepsis an die Sache heran. Viele stellen sich die Frage, ob eine Teilnahme denn sinnvoll wäre und ob die gewünschten, sowie gewohnten Erwartungen und Ziele erfüllt werden können.
Wir haben in diesem Jahr als Event-Partner an der Branchenauftaktveranstaltung Haftpflicht 2021 des Euroforums teilgenommen. Wir waren sehr gespannt, wie auch der sonst so beliebte Networking-Part in den Pausen aufgefangen werden sollte. Hier wurden wir positiv überrascht. In einem nachgestellten Foyer-Bereich konnten Video-Chats in Form von Einzel- oder Gruppengespräche während der Pausenzeiten problemlos stattfinden.
Unser Vortrag auf der virtuellen Hauptbühne und die anschließende Diskussionsrunde, wurden mit großem Interesse und reger Teilnahme begleitet.
Auf unseren digitalen Ausstellungsstand waren alle teilnehmenden Finlex Mitarbeitenden gespannt. Dieser konnte mit einem Video, Unternehmensprofil und Links zu Social-Media-Kanälen befüllt werden. Außerdem konnten Besucher über verschiedene Wege mit unserem gesamten Team vor Ort oder gezielt über einzelne Ansprechpartner, mit uns in Kontakt treten.
Neue Technologien und angebotene Plattformen boten somit eine Vielzahl von Möglichkeiten, auch virtuell ein Einzel- oder Gruppengespräch in ausgelassener Atmosphäre zu halten.
Geschäftliche Anfragen konnten zudem mit einem Klick erstellt und schnell beantwortet werden.
Virtuelle Get-together bei Finlex
Bei Finlex haben wir anfangs klassische Get-together zum Feierabend via Teams abgehalten. Im letzten Jahr haben wir Teams bereits für unsere digitale Weihnachtsfeier genutzt – dieses Format kam auch bei allen Mitarbeitern sehr gut an. Der Hauptraum diente gemeinsamen Aktivitäten in Form von z.B. Quiz-Runden, für Gespräche im kleineren Rahmen haben wir zudem Break-Out Räume genutzt.
Um etwas Abwechslung in den virtuellen Austausch zu bringen, suchten wir nach entsprechenden Alternativen. Inspiriert durch das Euroforum haben wir mittels der Software „Wonder“ unsere Finlex Räumlichkeiten nachgestellt, mit verschiedenen Bereichen zum virtuellen Zusammenkommen. Hier besteht außerdem die Möglichkeit für kurze Ansprachen an das gesamte Team. Dies wird von den Finlex Mitarbeitenden gut angenommen und ist für virtuelle Get-togther für uns somit sehr gut geeignet.
In jüngster Zeit haben wir erste interne Kick-offs zu externen Veranstaltungen abgehalten. Hier wurde deutlich, dass sich auch hier unsere Arbeit und Herangehensweise geändert hat. In der Vergangenheit wurden im ersten Schritt direkt Locations recherchiert, Angebote angefordert und neben dem informativen Part, Ideen für einen netten Get-together Part gesammelt. Heutzutage verläuft die Planung vorsichtiger und der Fokus liegt auf dem digitalen Event.
Wie momentan üblich, werden wir parallel für beide Ausrichtungen planen. Sollten die aktuellen Umstände also zum geplanten Veranstaltungszeitraum keine vor Ort Präsenz erlauben, kann das Event ganz leicht auf virtuellem Wege stattfinden.
Neue Innovationen zur Überbrückung
Veranstalter, Event-Partner und Teilnehmer versuchen aktuell diese Zeit so gut wie möglich dahingehend zu überbrücken. Im Zuge dessen kamen interessante Innovationen auf, welchen zuvor keine größere Beachtung geschenkt wurde. Diese neue Art des Austausches bietet somit viele Chancen für beide Seiten. Die Teilnahme ist nicht mehr zwingend an Geschäftsreisen gebunden. Dadurch hat sich die Flexibilität und Teilnahmebereitschaft erhöht.
So gut diese neuen Wege zum virtuellen Austausch auch funktionieren, ein persönliches vor Ort Gespräch kann dadurch nicht vollends ersetzt werden. Wir sehen dem schon freudig entgegen und überbrücken die Zeit bis dahin gewohnt mit interessanten virtuellen Veranstaltungen und Vorträgen.
Bleiben Sie gesund!
